隨著信息化技術(shù)和智能化解決方案的發(fā)展，企業(yè)需要不斷創(chuàng)新和提升技術(shù)能力。特別是在面臨復(fù)雜供應(yīng)鏈、成本壓力和數(shù)字化轉(zhuǎn)型的情況下，項目工程管理系統(tǒng)的采購管理功能對企業(yè)具有重要的作用和價值。

業(yè)界專家分析表示，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展和“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略的深入實施，企業(yè)采購工作面臨著前所未有的機遇與挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)采購模式已難以滿足其發(fā)展需求。為此，企業(yè)必須順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的發(fā)展趨勢，積極擁抱“互聯(lián)網(wǎng)+采購”新業(yè)態(tài)，加快采購信息化建設(shè)步伐，推進網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與政府采購業(yè)務(wù)的深度全面融合。信息化對采購環(huán)節(jié)可以做到全生命周期管理，幫助企業(yè)：

1. 規(guī)范采購流程：采購管理功能可以幫助企業(yè)規(guī)范化采購流程。通過該功能，企業(yè)可以建立標準的采購流程，并自動化執(zhí)行每個環(huán)節(jié)，包括需求確認、供應(yīng)商選擇、采購申請、詢價、比價、合同簽訂等。

2. 提高采購效率：采購管理功能通過自動化和集成化的方式，減少了人工操作，提高了采購效率。企業(yè)可以通過該功能快速生成采購訂單，自動發(fā)送給供應(yīng)商，并進行物料的跟蹤和管理。

3. 供應(yīng)商管理：采購管理功能提供供應(yīng)商管理的支持，幫助企業(yè)構(gòu)建供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，并對供應(yīng)商進行評估和分類。通過管理供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、合作歷史以及供應(yīng)能力等，企業(yè)可以更好地選擇適合自身需求的供應(yīng)商，并建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。與供應(yīng)商的數(shù)據(jù)共享和協(xié)同也可以提高供應(yīng)鏈的協(xié)調(diào)性和靈活性。

作為現(xiàn)代信息化首選，勤哲Excel服務(wù)器軟件功能應(yīng)用如下：

一、功能模塊：

二、非直接物料采購流程

非直接物料的采購流程分采購和付款兩個大環(huán)節(jié)，分別用于滿足需求方和供方的訴求。

2.1非直接物料的采購流程

采購環(huán)節(jié)分填寫需求、PR、PO、入庫和領(lǐng)用出庫5個步驟。

付款環(huán)節(jié)分發(fā)票信息錄入、付款文件準備、ERP錄入3個步驟。

2.2 非直接物料的類別

P1-STF101 用于設(shè)置物品的類別。 所有采購物品都會在財務(wù)系統(tǒng)歸類到相應(yīng)的財務(wù)科目，對常見物品的類別設(shè)置可以幫助財務(wù)人員 快速準確地對費用支出歸類。

物品類別的登記由部門經(jīng)理與財務(wù)部門確認后操作和設(shè)置，如果您在使用采購系統(tǒng)時沒有找到合 理的物品類別，請聯(lián)系本部門經(jīng)理創(chuàng)建。

物品類別的創(chuàng)建體現(xiàn)部門經(jīng)理的數(shù)據(jù)組織能力，選擇正確的物品類別則體現(xiàn)使用者的水平。

選擇物品大類和物品中類后，會在下方顯示相同大中類別已登記的類別，如果已有近似類別，則不用錄入。如果沒有，請建立自己適用的新物品類別。

2.3 非直接物料的信息錄入

P2-STF102 用于登記所需要的物品信息。

點擊新建，開啟EXCEL ，選擇物品的大中類別（財務(wù)科目），下方會顯示出已登記過的同類別物品。

如果非直接物料有品牌型號等信息，請在綠色單元格里錄入相應(yīng)信息；

如果沒有品牌型號，則在藍色單元格里上傳對應(yīng)的圖紙、技術(shù)要求或其他相關(guān)的資料和文件 信息；

請在黃色單元格下輸入必要的信息。關(guān)鍵信息設(shè)置為必填，只有正確填寫，才能正常保存。 否則有出錯提示。

物品鏈接處，請附上淘寶或者京東的鏈接，以便日后查對信息。

價格請確認是含稅的價格，具體物品對應(yīng)的稅率請咨詢財務(wù)部門。

2.4 采購申請的提交

P3-PR101 用于提交采購申請。

新建一個采購申請，然后在下圖界面中，選擇和填寫3列黃色單元格的內(nèi)容，之前登記過的物品 信息會自動顯示在綠色和藍色列，不用填寫。

填寫人的部門和名字會自動提取當前登錄的賬號信息，且不可更改；所以各個部門的人員填寫采 購申請時請自己填寫，他人代為填寫會引起后繼審批人員和流程自動變更。

2.5 采購申請的批準流程

采購申請的批準采用逐級審批的方法，只有經(jīng)過本部門的批準才會進入到財務(wù)審批；財務(wù)審批后 的申請單才會出現(xiàn)在采購審批的范圍；通過所有審批的申請，才會出現(xiàn)在待采購物品清單里。

采購人員可以通過“已批準待采購物品”功能快速查看尚未發(fā)出訂單的待采購物品。

2.6 采購訂單的制作

P4-PO101 用于生成非直接物料的采購訂單。

在PR-需求代碼號里選擇，其他信息均會自動填充；

需要錄入采購數(shù)量和含稅單價；

右側(cè)會提示PR的申請數(shù)量，譬如100個，本次訂單數(shù)量如果是100個，保存后PR-需求代碼號不 會再出現(xiàn)；如果本次訂單數(shù)量采購80個，未完成的PR-需求代碼號會在以后的訂單選擇中再次可 選，并提示已采購80，尚有20可訂。

最后，選擇供方代碼，保存，提示打印的時候，請打印成PDF格式，以便發(fā)給供應(yīng)商。

2.7 收貨

WR101 倉庫非直接物料收貨表 用于對非直接物料收貨。

此功能僅對倉庫人員開放。

首先選擇供方代碼，然后在下方選擇PO-需求代碼號，其他信息不用填寫。

PO-需求代碼號只會彈出和供方代碼一致的，尚未收貨的訂單；

對已經(jīng)收過貨的PO-需求代碼號，只顯示收貨數(shù)量未達到訂單數(shù)量的部分。 填寫右側(cè)的收貨數(shù)量；

鑒于非直接物料的流程現(xiàn)狀，為防范財務(wù)風險，收貨單需要強制上傳領(lǐng)用人簽名的收貨承諾書掃描件。

2.8 收發(fā)票

P7-PA101 發(fā)票信息登記

此功能對收發(fā)票的部門和崗位開放。

點擊新建，打開發(fā)票信息登記界面

首先選擇供方代碼，然后在PO-需求代碼號選擇發(fā)票明細上的采購項目。

或者在黃色單元格粘貼數(shù)量和單價；其他灰色列數(shù)據(jù)會自動填充或計算；

最后填寫發(fā)票號碼、發(fā)票金額和稅率，開票日期，保存。

2.9 付款申請

P8-PA201 付款申請。

選擇供方代碼；

然后在發(fā)票號碼列，只會彈出相應(yīng)供方的未付款的發(fā)票信息。保存后請打印，此部分應(yīng)財務(wù)部門要求，需各部門經(jīng)理手簽。

小結(jié)：

企業(yè)采購本質(zhì)上是一種投資行為，對經(jīng)濟性的要求更高，必須對采購方負責，保證采購資金支出的節(jié)約和使用的合理，企業(yè)采購信息化建設(shè)的一個重要目標就在于實現(xiàn)經(jīng)濟采購，通過借助“互聯(lián)網(wǎng)+”信息技術(shù)，優(yōu)化提升內(nèi)部控制制度及程序，真正把錢花費在刀刃上，實現(xiàn)企業(yè)采購成本的最小化、采購效益的最大化，避免浪費和不必要的支出，提高采購資金的使用效益。

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